Konfiguration – Brevmallar

Senast uppdaterad: 30 okt 2018 @ 10:26

Mallar används för att styra utseende och urval av utskick från Softronic Charity. Mallar kan vara underlag för en PDF, Printfil eller event. Med event avses automatiska utskick via e-post från Softronic Charity.

Inställningar för mall

Vilka inställningar man kan göra beror på malltypen.

Grundinställningar

Typ Förklaring
Sortering För de mallar som visas i listor avgörs ordningen i listan av sorteringen.
Mall id Systemets id. Används vid konfigurering av systeminställningarna.
Hel transaktion Gäller för de mallar som har en relation till flera gåvor i en transaktion (varukorg).
Namn på mallen Det namn som visas i valbara listor.
Typ av mall Typen styr när mallen kan användas.
PDF-mall som bakgrund Bakgrund som ska användas vid utskrift av mallen.
Mall för påminnelse Avser OCR-mall där man vill att en påminnelsen ska använda annan mall.
FTP-destination FTP konto som den färdiga printfilen ska skickas till.
E-faktura Om OCR ska skickas som E-faktura (endast implementerat för Månadsblad).

Kriterier

Typ Förklaring
Min belopp Minsta belopp för att gåva ska väljas.
Max belopp Högsta belopp för att gåva ska väljas.
Antal gåvor Antal gåvor som givaren givit (exakt). Värdet ”0” bortser från kravet.
Gåvotyper Listruta för val av gåvotyper som mallen ställer krav på.
Intäktskonto Om mallen ska ställa krav på gåvans intäktskonto.
Kampanjkod Om gåvan måste tillhöra viss kampanj.
Kategori 1 Om givaren ska ha visst värde i kategori 1
Ändamål Om gåvan ska vara kopplad till visst ändamål.
Alla akutfonder Akutfond är ett värde man kan sätta på intäktskonto (Katastrofgåvor)
Givarkategori (kategori) Om mallen avser givare av typen Organisation eller Person

Typ Förklaring
Text Ej implementerat för PDF
Bild Ej implementerat för PDF
Signeras av Namn på person som signerar brevet (endast PDF)
Signering (Titel) Titel på person som signerar brevet (endast PDF)
Signaturbild Bild på namnteckning för den som signerar brevet (endast PDF)
Givaransvarig prioriteras Om givaren har en givaransvarig ersätts uppgifterna för signering. (ej signaturbild, Endast PDF)
x
Email – Innehåll & Mall Avser när mallen styr automatiska utskick via e-post.
Ämne Ämnesrad för epost
Mall  Mall-id i mottagande e-postklient.

Mallar

  1. Autogiro
    För kommunikation med givare kring dess autogiro finns följande mallar att använda. Dessa olika typer visas som knappar under Brev och Utskrifter. Om funktionen inte visas så är den inte påslagen.

    1. Intresseanmälan
      Intresseanmälan skickas då givaren visat intresse för autogiro men inte lämnat fullständiga uppgifter eller skrivit på avtalet. Efter visst tid kan man skicka en påminnelse. I systeminställningarna kan man ställa in hur många gånger en intresseanmälan ska skickas.

      Malltyp Autogiro – Intresseanmälan
      Användning Givare som väntar på utskick av intresseanmälan
      Provider AgInterestLetter
      Antal En per startkod för värvarkanal.
      Konfigurering Mallen kan konfigureras konfigureras på startkod. Samt mall för påminnelse.
    2. Intresseanmälan Påminnelse
      För att skicka påminnelser på tidigare skickad intresseanmälan (eller påminnelse av sådan) används denna mall. Vid framsökningen under Brev & Utskick anges vilken påminnelse i ordningen och antal dagar (minst) sedan tidigare utskick av intresseanmälan. Första påminnelse mallen ska anges på mallen för intresseanmälan.

      Malltyp Autogiro – Intresseanmälan – Påminnelse
      Användning För att påminna tidigare utskickade intresseanmälan
      Provider AgInterestLetter
      Antal Fritt antal
      Konfigurering På mallen konfigureras vilken mall som ska följa som påminnelse.
    3. Misslyckad initiering
      Mallen hämtar ut alla medgivanden som skickats för aktivering hos BGC men som av någon anledning inte lyckats med aktiveringen. I mallen kan man skriva ut anledningen till varför aktiveringen misslyckades. Det kan exempelvis vara ”felaktigt kontonummer”.

      Malltyp  Autogiro – Misslyckad initiering
      Användning  Givare vars medgivande inte gick att aktivera.
      Provider  AgFailedInitializationLetter
      Antal  Max 1 mall av typen
      Konfigurering  Ingen konfigurering är möjlig.
    4. Välkomstbrev standard
      När autogirot blivit aktiverat kan man skicka ut ett välkomstbrev till givaren som bekräftar detta.

      Malltyp Autogiro – Välkomstbrev standard
      Sammanfattning Givare som fått ett aktivt medgivande.
      Provider AgLetter
      Antal Max 1 mall av typen
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
    5. Välkomstbrev Specifikt
      Till skillnad mot standardversionen kan man med den specifika mallen göra olika konfigureringar för att styra vilka givare som får vilket brev. Mallen kan konfigureras på

      Malltyp Autogiro – Välkomstbrev Specifikt
      Sammanfattning Aktivt medgivande med vissa egenskaper.
      Provider AgLetter
      Antal  Efter önskemål
      Konfigurering  Kan konfigureras utifrån olika egenskapar på givaren.
    6. Tackbrev höjt belopp
      Mallen används för att ta fram ett tackbrev till givare som höjt sitt dragningsbeloppet på sitt autogiroavtal.

      Malltyp Autogiro – Tackbrev höjtbelopp
      Sammanfattning Givare som höjt beloppet på sitt avtal.
      Provider AgRaisedAmountLetter
      Antal Max 1 mall av typen
      Konfigurering  Ingen konfigurering
    7. Misslyckad dragning
      Mall för att ta fram de givare där dragningen inte lyckats genomföra. Vid framsökning så väljer man antalet misslyckade dragningar och vilken mall som ska användas. Samma mall kan användas.

      Malltyp Autogiro – Misslyckad dragning
      Sammanfattning Givare som har en eller flera misslyckade dragningar.
      Provider AgLetter
      Antal  Valfritt
      Konfigurering Ingen konfigurering
    8. Information om makulering
      När ett medgivande makuleras eller om en intresseanmälan avbryts på grund av för många försök kan  man skicka ut information om detta. Det går att ha en generell mall för alla autogiroavslut (avbruten intresseanmälan är egen) eller välja att vissa typ av avslut har egen mall. Man kan alltså exempelvis ha en mall för ”Misslyckade betalning” och sedan använda ”Ej Specificerat” för övriga orsaker (autogiro).

      Malltyp Autogiro – Information om makulering
      Sammanfattning Givare vars medgivande makulerats.
      Provider AgStoppedLetter
      Antal 0-5
      Konfigurering Misslyckad betalning – Efter visst antal försök.
      Avslut på egen begäran – Informationen om avslut kommer från BGC
      Ej Specificerat – Generell mall för avslutade autogiron.
      Avslut på vår begäran – Användare i Charity har avslutat medgivande.
      För många påminnelser – Intresseanmälan avbruten.
    9. Kampanjbrev
      Vid utsökning väljer man kampanj. Det ger alla givare vars avtal är kopplat till viss kampanj.

      Malltyp Autogiro – Kampanjbrev
      Sammanfattning Givare som har viss kampanj på sitt AG-avtal
      Provider AgInterestLetter
      Antal Max 1 mall av typen
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
  2. Samlingsgåva
    1. Försättsblad
      Försättsblad med leveransadress för utskick av gåvoblad för samlingsgåva. Flera gåvoblad till samma leveransadress för visst givartillfälle sorteras under samma försättsblad.

      Malltyp Samlingsgåva – Försättsblad
      Sammanfattning Försättsblad vid utskick av gåvoblad för samling.
      Provider DonationCollectionFirstPage
      Antal Minst 1 mall av typen
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
    2. Rapport
      Från en samling kan man skriva ut en rapport där man kan summera samlingens totala gåvobelopp och ge en lista över de givare som bidragit.

      Malltyp Rapport – Samlingsgåva
      Sammanfattning Summerar belopp och listar givare för viss samling
      Provider DonationCollectionLetter
      Antal Minst 1 mall av typen
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
    3. Gåvoblad
      Mall för att skapa gåvoblad. Gåvobladet kan innehålla valbara bilder och texter.

      Malltyp Gåvoblad
      Sammanfattning Skapar gåvoblad för samlingsgåva
      Provider DonationCollectionLetter
      Antal Minst 1 mall av typen
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
  3. OCR
    OCR-mallen används för att skapa inbetalningskort och fakturor för personer och organisationer. För faktura eller inbetalningskort för en varukorg kan endast en mall finnas för privatperson och en per organisation.

    1. Gåva
      Vilken mall som används styrs antingen av systeminställningar eller av vilken mall som kopplats till vilken gåvotyp.
      Vill man använda sig av en annan mall för påminnelser konfigureras det på mallen. Om OCR för gåvan ska generera påminnelser styrs av gåvotypen.

      Malltyp OCR- Gåva
      Sammanfattning Används för skapande av inbetalningskort och fakturor.
      Provider OCRLetter
      Antal Minst 1 mall av typen, Max 2 med hel transaktion, Person och Organisation.
      Konfigurering Påminnelsemall, Hel transaktion (varukorg).
    2. Kampanj
      Mallen används för att kunna ta fram inbetalningskort för en kampanj med givare eller prospekt. Välj kampanj, urvalsgrupp och vilken mall som ska användas.

      Malltyp OCR-Kampanj
      Sammanfattning Skapar inbetalningskort för givare i viss kampanj
      Provider OCRLetter
      Antal Fritt antal
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
  4. Tackbrev
    1. Tackbrev
      Tackbrev kan konfigureras utifrån givartyp, gåvotyp, belopp, syfte, ändamål och kampanj. Om man har kriterier i två mallar som en och samma gåva kan uppfylla är det viktigt att tackbreven skrivs ut i rätt ordning för att gåvan ska få rätt tack.Exempel:
      Tackbrev 1 – Alla gåvor över 5 000 kr
      Tackbrev 2 – Alla gåvor över 100 kr.En gåvan på  över 5 000 kr uppfyller båda tackbrevens krav. Vill man att gåvan ska få Tackbrev 1 måste det skrivas ut före Tackbrev 2.obs! För varukorg kan det bara finnas två mallar (Person och Organisation). Önskar man ett tackbrev för alla gåvor i en hel transaktion (varukorg) måste dessa mallar skrivas ut först.

      Malltyp Tackbrev
      Sammanfattning Tackar givare för gåva efter vissa egenskaper.
      Provider ThankYouLetter
      Antal Fritt antal
      Konfigurering Kan konfigureras utifrån ett flertal kriterier.
    2. Kvitto
      Om givaren önskar ett kvitto kan det skrivas ut från gåvan. Endast en kvitto mall kan finnas i Softronic Charity.

      Malltyp Kvitto
      Sammanfattning Mall för att skapa ett kvitto från gåva.
      Provider ReceiptLetter
      Antal Max 1 mall
      Konfigurering Ingen konfigurering är möjlig.
  5. Månadsbrev
    Månadsbrev kan inte ha någon brevmall kopplat till sig. Månadsbrev tar fram alla givare för angiven månad i en printfil. Printfilen delas upp i vanlig printfil och XML för E-faktura.
Skriv ut som PDF*

* Tänk på att lathundarna är levande dokument så återkom alltid till charitydocs för den senaste informationen